Was macht der Chief of Staff eines Family Office?

Ein Chief of Staff in einem Family Office ist mehr als nur eine höherrangige Assistenz der Geschäftsführung. In der richtigen Struktur fungiert diese Rolle als Bindeglied zwischen den Prioritäten des Inhabers und den Verantwortlichen für deren Umsetzung in den Bereichen Geschäft, Privatleben, Immobilien und Familie.

Eine Rolle, die Koordination und Urteilsvermögen erfordert

Jedes Family Office ist anders, daher hängt der genaue Aufgabenbereich vom Inhaber und der jeweiligen Struktur ab. Ein Chief of Staff koordiniert Führungskräfte, Haushaltsvorstände, Berater, Investmentteams, Rechtsberater, Sicherheitsbeauftragte, Immobilienverwalter und externe Partner.

Der Wert dieser Rolle liegt in der Schaffung von Klarheit: Was ist jetzt wichtig, wer ist zuständig, was ist blockiert und welche Informationen benötigt der Inhaber für seine Entscheidung?

Typische Aufgaben

Ein Chief of Staff in einem Family Office kann folgende Aufgaben übernehmen:

• Umsetzung der Prioritäten des Inhabers in Projekte und Maßnahmen;

• Koordination der wichtigsten internen und externen Stakeholder;

• Erstellung von Briefings und Entscheidungsunterlagen;

• Leitung von Sonderprojekten und strategischen Initiativen;

• Verbesserung der Kommunikation und der Arbeitsabläufe;

• Überwachung sensibler Verpflichtungen und Fristen;

• Unterstützung bei der Personalbeschaffung und Organisationsgestaltung;

• Schutz der Zeit und des Informationsflusses des Auftraggebers.

In manchen Strukturen leitet der Chief of Staff auch Executive Assistants, Personal Assistants oder Lifestyle-Teams. In anderen konzentriert sich die Rolle fast ausschließlich auf Geschäfts- und Governance-Fragen.

Chief of Staff vs. Executive Assistant

Ein exzellenter Executive Assistant ist oft der engste operative Partner des Auftraggebers in Bezug auf Termine, Reisen, Korrespondenz und die Bewältigung des Tagesgeschäfts. Ein Chief of Staff hat in der Regel ein umfassenderes Mandat zur Koordination von Mitarbeitern, Projekten und Entscheidungen über verschiedene Funktionen hinweg.

Der Unterschied liegt nicht im Status, sondern im Aufgabenbereich. Manche Auftraggeber benötigen tatsächlich einen erstklassigen Executive Assistant anstelle eines Chief of Staff; ein übertriebener Titel kann Kandidaten anlocken, deren Erwartungen nicht den tatsächlichen Anforderungen entsprechen.

Was zeichnet einen guten Chief of Staff in einem Family Office aus?

Die besten Kandidaten vereinen intellektuelle Fähigkeiten mit Diskretion und Umsetzungsstärke. Sie können von strategischen Gesprächen zu detaillierten operativen Fragestellungen wechseln, ohne den Überblick zu verlieren. Sie kommunizieren prägnant, bewahren in heiklen Angelegenheiten Ruhe und wissen, wann sie selbstständig handeln und wann sie eskalieren müssen.

Erfahrung kann aus Family Offices, Private Offices, Investmentfirmen, strategischen Funktionen, der Geschäftsführung oder komplexen, inhabergeführten Organisationen stammen. Die kulturelle Passung ist entscheidend, da die Position oft mit außergewöhnlich hohem Vertrauen und großer Sichtbarkeit verbunden ist.

Bei der Personalauswahl sollte nicht nur der Lebenslauf, sondern auch das Urteilsvermögen geprüft werden. Ein makelloser Lebenslauf beweist nicht, dass jemand effektiv eng mit einem Principal zusammenarbeiten kann. In Interviews sollten Unsicherheiten, konkurrierende Prioritäten, Vertraulichkeit, Interessenkonflikte und Beispiele, in denen der Kandidat die Arbeitsweise einer Organisation verbessert hat, thematisiert werden.

Referenzen sollten sowohl die Leistung als auch die Vertrauenswürdigkeit bestätigen.

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