Quel est le rôle du Chief of Staff d’un Family Office ?

Un chef de cabinet au sein d'un family office n'est pas simplement un assistant de direction plus expérimenté. Dans une structure adaptée, ce rôle assure la liaison entre les priorités du mandant et les personnes chargées de leur mise en œuvre, qu'il s'agisse des affaires professionnelles, personnelles, patrimoniales ou familiales.

Un rôle axé sur la coordination et le discernement

Chaque family office étant unique, le mandat précis d'un chef de cabinet dépend du mandant et de la structure globale. Il peut être amené à coordonner les dirigeants, les responsables du foyer, les conseillers, les équipes d'investissement, les avocats, les gestionnaires de sécurité et immobiliers, ainsi que les partenaires externes.

La valeur ajoutée de ce rôle réside dans la clarté apportée aux décisions : identifier les priorités actuelles, les responsables, les blocages et les informations nécessaires au mandant pour prendre une décision.

Responsabilités types

Un chef de cabinet de family office peut être responsable de :

• traduire les priorités du mandant en projets et actions ;

• coordonner les principaux acteurs internes et externes ;

• préparer les notes de synthèse et les documents de décision ;

• superviser les projets spéciaux et les initiatives stratégiques ;

• améliorer la communication et les processus opérationnels ;

• assurer le suivi des engagements et des échéances sensibles ;

• Soutien au recrutement et à l'organisation du travail ;

• Protection du temps et de la circulation de l'information du mandant.

Dans certaines structures, le directeur de cabinet supervise également les assistants de direction, les assistants personnels ou les équipes dédiées à la gestion du quotidien. Dans d'autres, son rôle est presque exclusivement axé sur les affaires et la gouvernance.

Directeur de cabinet vs Assistant de direction

Un excellent assistant de direction est souvent le partenaire opérationnel le plus proche du mandant pour la gestion de son agenda, ses déplacements, sa correspondance et ses priorités quotidiennes. Un directeur de cabinet a généralement un mandat plus large, visant à coordonner les personnes, les projets et les décisions entre les différentes fonctions.

La distinction ne porte pas sur le statut, mais sur le périmètre des responsabilités. Certains mandants ont réellement besoin d'un assistant de direction de haut niveau plutôt que d'un directeur de cabinet ; un titre ronflant peut attirer des candidats dont les attentes ne correspondent pas à la réalité du poste.

Qu'est-ce qui fait un bon directeur de cabinet pour un family office ?

Les meilleurs candidats allient une grande ouverture d'esprit à la discrétion et à l'efficacité. Ils savent passer d'une discussion stratégique à un problème opérationnel précis sans perdre de vue l'essentiel. Ils communiquent de façon concise, restent calmes face aux sujets sensibles et savent quand agir de manière autonome et quand faire remonter l'information.

L'expérience peut provenir de family offices, de sociétés de gestion de patrimoine, de sociétés d'investissement, de postes en stratégie, de la direction opérationnelle ou d'organisations complexes dirigées par un associé. L'adéquation culturelle est essentielle, car ce poste implique souvent un niveau de confiance et de visibilité exceptionnellement élevé.

Le recrutement doit évaluer le jugement, et pas seulement les diplômes.

Un CV impeccable ne prouve pas qu'une personne puisse travailler efficacement en étroite collaboration avec un associé. Les entretiens doivent explorer la gestion de l'ambiguïté, les priorités concurrentes, les situations confidentielles, les conflits d'intérêts et des exemples concrets où le candidat a contribué à l'amélioration du fonctionnement de l'organisation.

Les références doivent confirmer à la fois les performances et la fiabilité du candidat.

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