Che cosa fa il Chief of Staff di un Family Office?

Il ruolo di Capo di Gabinetto in un Family Office non è semplicemente quello di un Assistente Esecutivo con maggiore anzianità. In una struttura ben definita, questa figura funge da ponte tra le priorità del committente e le persone responsabili della loro realizzazione in ambito aziendale, personale, patrimoniale e familiare.

Un ruolo basato su coordinamento e capacità di giudizio

Ogni Family Office è diverso, pertanto le specifiche mansioni dipendono dal committente e dalla struttura organizzativa più ampia. Un Capo di Gabinetto può coordinare dirigenti, responsabili del nucleo familiare, consulenti, team di investimento, consulenti legali, personale di sicurezza, amministratori immobiliari e partner esterni.

Il valore di questo ruolo risiede nella capacità di creare chiarezza: cosa conta ora, chi ne è responsabile, cosa è bloccato e di quali informazioni ha bisogno il committente per prendere una decisione.

Responsabilità tipiche

Un Capo di Gabinetto in un Family Office può essere responsabile di:

• tradurre le priorità del committente in progetti e azioni;

• coordinare i principali stakeholder interni ed esterni;

• preparare briefing e documenti decisionali;

• supervisionare progetti speciali e iniziative strategiche;

• migliorare la comunicazione e i ritmi operativi;

• monitorare impegni e scadenze importanti;

• Supporto al reclutamento e alla progettazione organizzativa;

• Tutela del tempo e del flusso di informazioni del dirigente.

In alcune strutture, il Capo di Gabinetto supervisiona anche gli Assistenti Esecutivi, gli Assistenti Personali o i team dedicati allo stile di vita. In altre, il ruolo è focalizzato quasi interamente sul business e sulla governance.

Capo di Gabinetto vs. Assistente Esecutivo

Un ottimo Assistente Esecutivo è spesso il partner operativo più stretto del dirigente per quanto riguarda agenda, viaggi, corrispondenza e priorità quotidiane. Un Capo di Gabinetto ha generalmente un mandato più ampio per coordinare persone, progetti e decisioni tra le diverse funzioni.

La distinzione non riguarda lo status, ma l'ambito di competenza. Alcuni dirigenti hanno realmente bisogno di un Assistente Esecutivo di altissimo livello piuttosto che di un Capo di Gabinetto; l'utilizzo di un titolo altisonante può attrarre candidati le cui aspettative non corrispondono al lavoro effettivo.

Cosa rende un Capo di Gabinetto di Family Office efficace?

I candidati migliori combinano un'ampia gamma di conoscenze con discrezione e capacità di esecuzione. Sanno passare da una conversazione strategica a una questione operativa dettagliata senza perdere la prospettiva. Comunicano in modo conciso, mantengono la calma in situazioni delicate e sanno quando agire in autonomia e quando invece è necessario ricorrere a un livello superiore.

L'esperienza può provenire da Family Office, uffici privati, società di investimento, ruoli strategici, posizioni operative esecutive o organizzazioni complesse guidate da dirigenti. L'affinità culturale è fondamentale, poiché il ruolo spesso si svolge in un contesto di fiducia e visibilità insolitamente elevato.

La selezione dovrebbe valutare il giudizio, non solo le credenziali

Un CV impeccabile non dimostra che una persona possa lavorare efficacemente a stretto contatto con un dirigente. I colloqui dovrebbero esplorare situazioni ambigue, priorità contrastanti, situazioni riservate, conflitti con gli stakeholder ed esempi concreti in cui il candidato ha migliorato il funzionamento di un'organizzazione.

Le referenze dovrebbero confermare sia le prestazioni che l'affidabilità.

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