ما دور رئيس فريق العمل في مكتب العائلة؟

لا يقتصر دور رئيس الموظفين في مكتب إدارة الثروات العائلية على كونه مساعدًا تنفيذيًا أقدم. ففي الهيكل التنظيمي الأمثل، يُمثّل هذا الدور حلقة وصل بين أولويات الموكل والمسؤولين عن تنفيذها في مختلف جوانب العمل، والشؤون الشخصية، والعقارية، والعائلية.

دورٌ قائم على التنسيق والحكم السليم

يختلف كل مكتب إدارة ثروات عائلية عن الآخر، لذا فإن نطاق عمل رئيس الموظفين يعتمد على الموكل والهيكل التنظيمي العام. وقد يتولى رئيس الموظفين تنسيق عمل المديرين التنفيذيين، وقادة الأسرة، والمستشارين، وفرق الاستثمار، والمستشارين القانونيين، والأمن، ومديري العقارات، والشركاء الخارجيين.

تكمن أهمية هذا الدور في توفير الوضوح: تحديد الأولويات الحالية، وتحديد الجهة المسؤولة عنها، وتحديد المعوقات، والمعلومات التي يحتاجها الموكل لاتخاذ القرار.

المسؤوليات النموذجية

قد يكون رئيس الموظفين في مكتب إدارة الثروات العائلية مسؤولاً عن:

• ترجمة أولويات الموكل إلى مشاريع وإجراءات؛

• تنسيق عمل كبار أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين؛

• إعداد التقارير ومواد اتخاذ القرار؛

• الإشراف على المشاريع الخاصة والمبادرات الاستراتيجية؛

• تحسين التواصل وسير العمل؛

• متابعة الالتزامات والمواعيد النهائية الحساسة؛

• دعم التوظيف والتصميم التنظيمي؛

• حماية وقت المدير وتدفق المعلومات.

في بعض الهياكل، يشرف رئيس المكتب أيضًا على المساعدين التنفيذيين، والمساعدين الشخصيين، أو فرق إدارة نمط الحياة. وفي هياكل أخرى، يتركز دوره بشكل شبه كامل على الأعمال والحوكمة.

رئيس المكتب مقابل المساعد التنفيذي

غالبًا ما يكون المساعد التنفيذي المتميز أقرب شريك تشغيلي للمدير فيما يتعلق بالجدول الزمني، والسفر، والمراسلات، والأولويات اليومية. يتمتع رئيس المكتب عمومًا بصلاحيات أوسع لتنسيق الأفراد، والمشاريع، والقرارات بين مختلف الأقسام.

لا يتعلق الفرق بالمنصب، بل بنطاق العمل. يحتاج بعض المديرين بالفعل إلى مساعد تنفيذي من الطراز العالمي بدلًا من رئيس مكتب؛ إذ قد يجذب استخدام مسمى وظيفي مبالغ فيه مرشحين لا تتناسب توقعاتهم مع طبيعة العمل.

ما الذي يجعل رئيس مكتب عائليًا قويًا؟

يجمع المرشحون الأقوى بين سعة الأفق الفكري، والحكمة، والقدرة على التنفيذ. بإمكانهم الانتقال بسلاسة من نقاش استراتيجي إلى مسألة تشغيلية تفصيلية دون فقدان الرؤية الشاملة. يتواصلون بإيجاز، ويحافظون على هدوئهم في المسائل الحساسة، ويعرفون متى يتصرفون بشكل مستقل ومتى يلجأون إلى التصعيد.

يمكن اكتساب الخبرة من مكاتب إدارة الثروات العائلية، أو المكاتب الخاصة، أو شركات الاستثمار، أو المناصب الاستراتيجية، أو العمليات التنفيذية، أو المؤسسات المعقدة التي يقودها مديرون رئيسيون. يُعدّ التوافق الثقافي أمرًا بالغ الأهمية، نظرًا لأن هذا الدور غالبًا ما يتطلب مستوى عالٍ من الثقة والشفافية.

يجب أن يختبر التوظيف القدرة على اتخاذ القرارات، وليس المؤهلات فقط. لا تُثبت السيرة الذاتية المُنمّقة قدرة الشخص على العمل بفعالية ضمن فريق المديرين الرئيسيين. ينبغي أن تتناول المقابلات جوانب الغموض، وتضارب الأولويات، والمواقف السرية، وتضارب المصالح، بالإضافة إلى أمثلة على كيفية تحسين المرشح لأساليب عمل المؤسسة.

يجب أن تؤكد المراجع على كلٍ من الأداء والمصداقية.

استكشف فرص التوظيف في مكاتب إدارة الثروات العائلية لدى ميرلو أو تعرّف على عملية الاختيار في ميرلو.